Operar y gestionar una flota eficiente de vehículos y personal, no es una tarea fácil. Una de las principales funciones para el gestor de flotas, es el control del gasto, reduciendo los costes siempre que sea posible.
Después de la depreciación y el personal, el combustible es el gasto más costoso e ineludible en el mantenimiento de una flota. La reducción de costes es un reto al que los gestores de flotas deben enfrentarse a diario.
Las mejores prácticas, junto con la tecnología, han permitido superar estos obstáculos. Un software de gestión de flotas puede ayudar a controlar el gasto de la flota, y recuperar el control financiero…
¿Cómo controlar el gasto de una flota?
Controla los indicadores de flota
Monitoriza la actividad de los vehículos de la flota, atendiendo a sus diferentes indicadores de flota:
- Velocidad media y máxima por tipo de tramo.
- La duración de los intervalos de actividad.
- La relación entre distancia real y distancia óptima.
- El tiempo al ralentí con el motor encendido y sin recorrer distancia.
- Las revoluciones del motor del vehículo.
- Los giros bruscos realizados por el vehículo.
- Las aceleraciones y deceleraciones.
- El consumo de combustible registrado.
Reajusta aquellos con bajo rendimiento y cuando renueves la flota, hazlo por aquellos vehículos con menor consumo y mejores prestaciones. La tecnología del automóvil, y en particular de camiones y furgonetas eléctricos, ha permitido llegar hasta la fecha, a autonomías de 250 km para una distribución más urbana o de última milla, y de 800 km en modelos de transporte eléctrico para largo recorrido.
Automatiza las tareas administrativas
Automatizar las tareas administrativas, con formularios digitales y hojas de control horario, han demostrado ahorrar tiempo y gasto en la administración. La transformación digital ha llegado para reducir papeleo y dar fluidez a la gestión de flotas.
Con ayuda de la tecnología, es posible alcanzar mayor precisión en tus análisis de control de gasto. Utiliza herramientas de automatización que faciliten la planificación de tareas y el reporte digital. El objetivo es, mantener proactivamente los mantenimientos del vehículo, y recabar las actualizaciones mecánicas en un log digital de información con todas sus reparaciones.
Reduce el tiempo para completar el trabajo puramente administrativo, minimizando errores, pérdidas de documentos y envíos duplicados, con precisión en la justificación de las entregas y la facturación de los trabajos a cliente.
Menor tiempo de inactividad del vehículo y ampliación de su vida útil
Regula el tiempo de inactividad no planificado, con mantenimiento programado. Lleva a cabo un plan de mantenimiento proactivo en base al históricos de indicadores de flota. Actuar antes de que se produzca una avería, prolonga la vida útil del vehículo, sin perder nunca un servicio, mejorando la satisfacción de los clientes con el suministro de una flota altamente disponible y fiable.
No todos los software de gestión de flotas incluyen un planificador de tareas inteligente. Optimiza las reservas de servicios a cliente, sin olvidar el plan de mantenimiento para vehículos.
Controla el gasto de combustible
El combustible es uno de los mayores gastos de explotación de una flota. Para controlar el gasto, lleva a cabo el mantenimiento regular de la flota. Unos neumáticos con baja presión pueden influir significativamente en el consumo de combustible.
Los comportamientos en la conducción, como el uso de un ralentí excesivo, el exceso de velocidad y el frenado brusco, también aumentan el consumo de combustible, y el desgaste paulatino de la mecánica del vehículo. Utiliza los indicadores clave para identificar los cambios que te ayudarán a reducir el gasto de combustible y las emisiones de carbono para cumplir con normativas.
Automatiza la planificación y optimiza rutas
Los retrasos en las entregas producen pérdidas. El software de gestión de flotas puede ayudar a mantener proyectos dentro de presupuesto. Asegura que la mercancía llega a tiempo. Utiliza la programación de trabajos y las actualizaciones de estado, en tiempo real, para dar seguridad al cliente periódicamente, enviando los justificantes de entrega según se vayan realizando. Reduce el tiempo de viaje innecesario, en condiciones de seguridad y optimizando tus rutas.
Factura con precisión
Acaba con las discrepancias en las facturas. Los datos del GPS y el tacógrafo digital, pueden demostrar exactamente dónde estuvieron los vehículos y los conductores durante la jornada laboral. Elimina los errores humanos y la posibilidad de «redondear» el tiempo trabajado, y asegúrate de que te pagan por las horas realmente trabajadas. Utiliza la geolocalización y las alertas para señalar el uso no autorizado de los activos, y facturar a los clientes en consecuencia, con el reporte automático de documentos personalizados.
Mejora la formación de los conductores
Fomenta una política de conducción segura centrada en la seguridad del personal, de las mercancías y activos de la empresa. Los conductores más seguros, tienen menos probabilidades de verse involucrados en accidentes, lo que significa menos gastos de seguros, tiempo de inactividad de los vehículos y control de gastos. Los conductores eficientes manejan mejor los vehículos, lo que se traduce en un menor desgaste y consumo de combustible.
La gestión y la formación en prácticas de conducción positivas, no sólo ayudará a controlar los costes de la flota, también aumentará la protección de los activos. Analiza los indicadores que más afectan a los comportamientos de conducción, identificando problemas como el exceso de velocidad, el ralentí excesivo y el frenado brusco, y utiliza esos datos para informar, mejorar y aplicar un programa de formación de conductores que mantenga rigurosas normas de seguridad en la conducción.
Controla el gasto de la flota y recupera el control financiero. Work&Track Fleet GPS permite optimizar flotas para lograr una mayor ahorro y productividad. Descubre cómo potenciar la gestión de flotas llamando al (+34) 91 575 18 06 o consigue una DEMO PERSONALIZADA GRATIS.